CRM-Beratung: das richtige System für dein Unternehmen
HubSpot, Pipedrive, Brevo oder Eigenlösung: Ich empfehle, was zu dir passt, nicht was Provision bringt. Und richte es ein.
Der Unterschied: Wer wirklich Kunde wurde, fließt als Signal zurück in deine Google-Ads-Kampagnen.
Neukunden stehen meist im Mittelpunkt. Das Geld liegt oft woanders
Neukunden kosten dich Werbebudget, jedes Mal aufs Neue. Bestandskunden haben schon gekauft, kennen dich und brauchen keinen teuren Klick, nur einen Grund wiederzukommen. Genau hier bleibt in vielen kleinen Unternehmen Geld liegen: Die Kundendaten verstauben in Excel, nach dem Kauf meldet sich oft niemand mehr, und der nächste Auftrag geht an den Mitbewerber, der genau das tut.
Ein CRM mit ein paar gut eingerichteten Automationen ändert das. Und der schöne Teil: Einmal eingerichtet, kostet es laufend fast nichts.
E-Mail-Experte Jimmy Kim rechnet vor, dass 20 bis 30 Prozent des Umsatzes aus Bestandskunden-Kommunikation kommen sollten. Selbst die Hälfte davon ist Umsatz ohne zusätzliches Werbebudget.
Nachfass-Mail, Wiedervorlage, Geburtstagsgruß: Solche Automationen laufen ab Tag eins mit, ganz ohne tägliche Handarbeit.
Welches CRM passt zu einem kleinen Unternehmen?
Kurzantwort: Es gibt kein bestes CRM, nur das passende für deine Abläufe und dein Budget.
| System | Passt, … | Anmerkung |
|---|---|---|
| HubSpot | wenn du mit einer Gratis-Version starten und später Marketing-Funktionen dazunehmen willst | wächst mit, wird im Ausbau schnell teurer |
| Pipedrive | wenn du einen klaren Vertriebs-Fokus hast: Deals, Pipeline, Nachfassen | schlank, schnell gelernt |
| Brevo | wenn du E-Mail-Marketing und Kundenverwaltung in einem Tool willst | EU-Anbieter, stark bei Automationen |
| ActiveCampaign | wenn du ausgefeilte E-Mail-Strecken und Automationen brauchst | mächtig, braucht Einarbeitung |
| Eigenlösung | wenn Standard-Tools zu viel können und zu wenig passen | schlank entwickelt, exakt auf deine Abläufe |
Mit allen fünf habe ich gearbeitet. Welches ich dir empfehle, hängt von deinen Abläufen ab, nicht von einem Partner-Programm: Ich bekomme von keinem Hersteller Provision.
Wenn kein Standard-Tool passt: die schlanke Eigenlösung
Manchmal ist ein großes CRM zu viel des Guten: Du zahlst für hundert Funktionen und nutzt fünf. Für solche Fälle entwickle ich schlanke, eigene CRM-Lösungen, exakt an deine Abläufe angepasst, vom Lead-Eingang bis zur Wiedervorlage. Du zahlst einmal fürs Entwickeln statt jeden Monat für ungenutzte Funktionen.
Dein CRM und dein Marketing gehören verbunden
Das kommt in vielen CRM-Projekten zu kurz: Die wertvollsten Daten für dein Marketing entstehen im CRM. Welcher Lead wurde zum Kunden? Welche Anfrage war Zeitverschwendung? Diese Information kann zurück in deine Kampagnen fließen, damit Google Ads lernt, mehr von den guten Anfragen zu bringen statt mehr von den billigen. Dazu ein durchgehendes Tracking vom ersten Klick bis zum Abschluss und ein Reporting statt drei Datensilos.
Das ist der Punkt, an dem sich meine Arbeit von reinen CRM-Einrichtern unterscheidet: Ich komme aus dem Performance Marketing und richte dein CRM so ein, dass deine Werbedaten davon profitieren.
So läuft eine CRM-Einführung ab
Bedarf klären
Wir gehen deine Abläufe durch: Wie kommen Anfragen rein, wer macht was, wo geht heute etwas verloren?
System wählen
Du bekommst eine Empfehlung mit Begründung und ehrlichen Kosten, Lizenzen inklusive. Keine Provisions-Empfehlung.
Einrichten & Daten übernehmen
Setup, Import aus Excel, Outlook oder dem Alt-System, Anbindung an Website-Formulare und Marketing.
Einschulen & übergeben
Du und dein Team arbeiten selbstständig damit. Auf Wunsch richte ich danach die ersten Automationen für Bestandskunden ein.
Und der Datenschutz?
Kundendaten sind das Sensibelste, was du speicherst. Bei der Tool-Auswahl schauen wir deshalb auch auf Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag, bei E-Mail-Strecken auf saubere Einwilligungen (Double-Opt-in). Aus österreichischer Sicht gedacht, für Kunden in Österreich und Deutschland umgesetzt.
Häufige Fragen
Welches CRM ist das beste für ein kleines Unternehmen?
Das gibt es nicht pauschal. Vertriebslastig mit Pipeline-Denken: eher Pipedrive. E-Mail-Marketing im Zentrum: eher Brevo oder ActiveCampaign. Gratis starten und wachsen: HubSpot. Sehr spezielle Abläufe: schlanke Eigenlösung. Die Antwort steckt in deinen Abläufen, nicht im Tool-Vergleich.
Was kostet eine CRM-Einführung?
Zwei Posten: die Laufzeit-Kosten des Tools (von gratis bis dreistellig pro Monat) und einmalig die Einrichtung samt Datenübernahme. Was das für deinen Fall heißt, rechne ich dir nach dem kostenlosen Erstgespräch transparent vor, inklusive Lizenzkosten.
HubSpot oder Pipedrive?
HubSpot, wenn Marketing und Vertrieb zusammenwachsen sollen und du mit der Gratis-Version starten willst. Pipedrive, wenn du vor allem Deals sauber durch eine Pipeline führen willst und es schlank bleiben soll. Beides habe ich in der Praxis eingerichtet.
Können meine Daten aus Excel oder Outlook übernommen werden?
Ja, das ist der Normalfall. Kontakte, Firmen und Historie werden bereinigt und importiert, Dubletten zusammengeführt. Danach pflegst du an einem Ort statt in drei Listen.
Ist das DSGVO-konform?
Ein CRM ist so konform wie sein Setup: Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag und saubere Einwilligungen für E-Mails gehören von Anfang an dazu. Das berücksichtige ich bei Auswahl und Einrichtung.
Lohnt sich das schon bei wenigen Kunden?
Gerade dann. Bei 50 Kunden kennst du noch jeden, aber genau jetzt ist der Aufwand fürs Einrichten klein, und jede Automation (Nachfass-Mail, Wiedervorlage, Geburtstagsgruß) läuft ab Tag eins mit. Später nachzuziehen ist teurer.
Finde heraus, welches CRM zu dir passt
Im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) gehen wir deine Abläufe durch. Du bekommst eine erste Einschätzung, welches System passt, auch wenn du es danach selbst einrichtest.
Erstgespräch buchen (15 Min)